Koppel Exact Online Handel aan je marktplaatsen — zonder je workflow te breken

Je hebt je groothandelsbedrijf opgebouwd op Exact Online Handel. Elke klant, elke factuur, elke voorraadmutatie leeft daar. Het is je financiële bron van waarheid.

Nu wil je verkopen op bol.com. Of Amazon. Of je eigen webshop lanceren. Misschien alle drie.

Hier wordt het pijnlijk. Die marktplaatsorders moeten in Exact terechtkomen voor de boekhouding. Je Exact-voorraad moet zichtbaar zijn op die verkoopkanalen. Trackingnummers moeten terugstromen naar klanten. En dit alles moet gebeuren zonder iemand in te huren om de hele dag data te kopiëren tussen systemen.

Dit is de ERP-e-commerce kloof. En voor Nederlandse groothandels en distributeurs is het de barrière tussen een strakke operatie en daadwerkelijk groeien in online verkoop.

Stockpilot's Exact Online Handel integratie sluit die kloof.

Het groothandel e-commerce probleem

Exact Online Handel is gebouwd voor groothandel en distributie. Het handelt complexe prijsstructuren af, klantspecifieke tarieven, multi-magazijn voorraad, btw-berekeningen en degelijke financiële rapportage. Voor B2B-operaties is het uitstekend.

Maar Exact is niet ontworpen voor het tempo en de complexiteit van marktplaatsverkoop.

Wanneer een klant om 23:00 bestelt op bol.com, moet die order binnen minuten worden bevestigd. Voorraad moet direct updaten over alle kanalen. De klant verwacht 's ochtends een trackingnummer. Dit is niet hoe traditionele groothandel werkt.

Dit handmatig proberen te overbruggen creëert problemen die snel opstapelen.

Handmatige orderinvoer schaalt niet

Je eerste marktplaatsorders voelen beheersbaar. Kopieer de klantgegevens naar Exact. Maak een verkooporder aan. Voer de orderregels in. Verwerk de factuur.

Bij 10 orders per dag kost dit een uur. Bij 50 orders per dag is het een fulltime baan. Bij 100+ orders tijdens het hoogseizoen verdrink je — en fouten sluipen binnen. Verkeerde hoeveelheden. Gemiste orders. Btw-tarieven verkeerd toegepast.

Elk handmatig contactpunt is een foutpunt dat wacht om te gebeuren.

Voorraaddrift veroorzaakt overselling

Exact kent je werkelijke voorraad. Maar je marktplaatsaanbiedingen weten niet automatisch wat Exact weet.

Je verkoopt 20 eenheden aan een B2B-klant en boekt het in Exact. Je bol.com-aanbieding toont nog steeds die 20 eenheden als beschikbaar. Een consument bestelt alle 20. Nu ben je aan het oversellen — orders annuleren, je verkopersmetrics beschadigen, en mogelijk je marktplaats-ranking verliezen.

Hoe langer de vertraging tussen Exact en je verkoopkanalen, hoe meer blootgesteld je bent.

Fulfillment wordt gefragmenteerd

Je verzendt een order vanuit je magazijn en voert het trackingnummer in Exact in. Maar bol.com weet dat niet. Amazon weet dat niet. Je klant vraagt zich af waar hun pakket is terwijl jij handmatig trackingnummers kopieert tussen systemen.

Voor marktplaatsen die late verzendbevestiging bestraffen, schaadt deze fragmentatie direct je verkopersprestaties.

Wat de integratie daadwerkelijk doet

Stockpilot verbindt Exact Online Handel met je verkoopkanalen — Amazon, bol.com, Shopify, WooCommerce en anderen — en creëert een continue stroom van orders, voorraad en fulfillment-gegevens.

Drie kernfuncties maken dit mogelijk:

1. Automatische order doorsturen

Wanneer een order binnenkomt van een verkoopkanaal, kan Stockpilot deze automatisch doorsturen naar Exact Online Handel als verkooporder. Compleet met klantinformatie, orderregels, prijzen en correcte btw-tarieven.

Geen handmatige invoer. Geen kopiëren en plakken. Orders stromen van marktplaats naar ERP zonder menselijke tussenkomst.

Kanaalspecifieke klantmapping laat je verschillende Exact-klanten toewijzen aan verschillende verkoopkanalen. Je Amazon-orders kunnen naar een "Amazon Marketplace" klantaccount gaan terwijl bol.com-orders naar "Bol.com Marketplace" gaan — je boekhouding blijft schoon en je omzetrapportage helder.

2. Realtime voorraadsynchronisatie

Stockpilot monitort voorraadwijzigingen in Exact Online Handel via webhook-technologie. Wanneer voorraadniveaus veranderen in Exact — of het nu door een B2B-verkoop is, een inkooporder ontvangst, of een handmatige aanpassing — detecteert Stockpilot dit direct.

Die wijzigingen verspreiden zich vervolgens naar alle verbonden verkoopkanalen. Je bol.com-aanbieding updatet. Je Amazon-aanbieding updatet. Je webshop updatet. Binnen seconden, niet uren.

Het systeem synchroniseert specifiek "FreeStock" — de hoeveelheid die daadwerkelijk beschikbaar is voor verkoop, niet gereserveerde of toegewezen voorraad. Dit voorkomt overselling zelfs wanneer je voorraad hebt die is toegewezen aan lopende orders.

3. Fulfillment en tracking flow

Wanneer je orders afhandelt via Exact Online Handel, stromen trackingnummers terug via Stockpilot naar elk verkoopkanaal. Klanten krijgen hun verzendupdate automatisch. Marktplaatsen registreren de verzendbevestiging.

Dit sluit de cirkel. Order binnen, fulfillment uit, klant geïnformeerd — allemaal verbonden.

Drie manieren om de integratie te gebruiken

Verschillende bedrijven hebben verschillende workflows. De integratie past zich aan op hoe jij wilt werken.

Optie A: Alleen boekhouding

Hoe het werkt: Orders worden doorgestuurd naar Exact voor facturatie en financiële administratie. Stockpilot handelt de daadwerkelijke verzending af — je pickt, packt en genereert labels via Stockpilot of je verbonden vervoerders.

Beste voor: Bedrijven die Exact willen als financieel systeem maar de fulfillment-tools van Stockpilot prefereren voor dagelijkse operaties. Gebruikelijk wanneer je magazijnteam al vertrouwd is met Stockpilot's pick en pack flow.

De flow:

1. Order komt binnen op bol.com
2. Stockpilot stuurt order door naar Exact (maakt verkooporder aan)
3. Magazijn pickt en packt in Stockpilot
4. Verzendlabel gegenereerd via Stockpilot
5. Tracking synchroniseert terug naar bol.com
6. Factuur verwerkt in Exact

Optie B: Volledige ERP fulfillment

Hoe het werkt: Orders worden doorgestuurd naar Exact, en Exact handelt het complete fulfillment-proces af inclusief verzending. Stockpilot haalt trackingnummers op uit Exact en pusht ze terug naar marktplaatsen.

Beste voor: Bedrijven waar Exact Online Handel al geïntegreerd is met magazijnoperaties, of waar fulfillment wordt afgehandeld door een partner die Exact gebruikt.

De flow:

1. Order komt binnen op Amazon
2. Stockpilot stuurt order door naar Exact
3. Magazijn handelt af via Exact's processen
4. Trackingnummer ingevoerd in Exact
5. Stockpilot haalt tracking op uit Exact
6. Tracking synchroniseert terug naar Amazon
7. Klant ontvangt verzendnotificatie

Optie C: Hybride aanpak

Hoe het werkt: Schakel order doorsturen in of uit per verkoopkanaal. Sommige kanalen routeren via Exact, anderen blijven in Stockpilot.

Beste voor: Complexe operaties waar verschillende kanalen verschillende vereisten hebben. Misschien gaan je B2B-portal orders naar Exact terwijl marktplaatsorders in Stockpilot blijven voor snellere fulfillment.

De flexibiliteit: Jij bepaalt welke kanalen orders doorsturen, welke kanalen voorraad synchroniseren vanuit Exact, en hoe fulfillment wordt afgehandeld — allemaal configureerbaar per kanaal.

Hoe voorraadsynchronisatie werkt onder de motorkap

Begrijpen hoe de technische flow werkt helpt je het systeem te vertrouwen en te troubleshooten wanneer nodig.

Webhook-gebaseerde updates

Traditionele integraties pollen voor wijzigingen — elke paar minuten checken of iets is geüpdatet. Dit creëert vertragingen en onnodige systeembelasting.

Stockpilot's Exact integratie gebruikt webhooks. Wanneer voorraad verandert in Exact, informeert Exact actief Stockpilot. De update gebeurt in seconden, niet minuten.

FreeStock synchronisatie

Exact Online Handel onderscheidt verschillende voorraadtypes:

• Fysieke voorraad: Wat daadwerkelijk in het magazijn ligt
• Gereserveerde voorraad: Toegewezen aan lopende orders
• FreeStock: Beschikbaar voor nieuwe verkoop

Stockpilot synchroniseert specifiek FreeStock. Dit voorkomt een veelvoorkomend probleem: voorraad als beschikbaar tonen terwijl het eigenlijk gereserveerd is voor een B2B-order die nog niet is verzonden.

Multi-magazijn ondersteuning

Als je meerdere magazijnen beheert via Exact's divisiesysteem, kan Stockpilot voorraad van elke locatie apart synchroniseren. Je behoudt nauwkeurig voorraadzicht over locaties terwijl je uniforme beschikbaarheid presenteert aan je verkoopkanalen.

Schone boekhouding over kanalen

Een van de grootste uitdagingen in multi-channel e-commerce is het onderhouden van schone financiële administratie. Verschillende kanalen hebben verschillende fee-structuren, verschillende btw-behandelingen en verschillende klantrelaties.

Klantmapping per kanaal

Wijs elk verkoopkanaal toe aan een specifiek klantaccount in Exact. Dit creëert duidelijke scheiding in je omzetrapportage:

• Amazon DE orders → "Amazon Duitsland" klant
• Bol.com orders → "Bol.com Marketplace" klant
• Webshop orders → "Webshop Direct" klant
• B2B Portal orders → Individuele klantaccounts

Je accountant zal je dankbaar zijn. Je btw-aangifte wordt overzichtelijk. En je kunt winstgevendheid per kanaal analyseren zonder spreadsheet-gymnastiek.

Complete orderdata

Doorgestuurde orders bevatten alles wat nodig is voor correcte boekhouding:

• Klantgegevens (zoals gemapt of van marktplaatsdata)
• Orderregels met correcte productreferenties
• Prijzen op moment van verkoop
• Btw-tarieven correct toegepast
• Orderreferenties voor traceerbaarheid

Geen ontbrekende data. Geen handmatige verrijking nodig.

Voor wie deze integratie is

Dit is niet voor elk bedrijf. Het is specifiek ontworpen voor groothandels en distributiebedrijven met bepaalde kenmerken.

Groothandels die uitbreiden naar online verkoop

Je hebt jarenlang B2B verkocht. Nu wil je consumenten direct bereiken via marktplaatsen. Maar je hebt nodig dat die nieuwe verkopen integreren met je bestaande ERP-workflow — niet een parallelle operatie creëren.

Distributeurs die meerdere kanalen beheren

Je levert aan retailers, verkoopt via marktplaatsen, en runt misschien je eigen webshop. Elk kanaal heeft andere vereisten, maar alle omzet moet door één financieel systeem stromen.

Groeiende bedrijven die weigeren te kiezen

Sommige bedrijven denken dat ze moeten kiezen: professionele ERP-mogelijkheden OF multi-channel e-commerce wendbaarheid. Deze integratie elimineert die valse keuze. Je krijgt beide.

Operaties die audittrails vereisen

Voor bedrijven met compliance-vereisten — of het nu regulatoir of contractueel is — zorgt alle orders door Exact laten stromen voor de documentatie-trail die je nodig hebt. Elke marktplaatstransactie heeft een corresponderende record in je ERP.

Aan de slag

Vereisten

• Actief Exact Online Handel abonnement
• Stockpilot account met verbonden verkoopkanalen
• Admin-toegang tot beide systemen voor initiële setup

Setup proces

Stap 1: Authenticeer Exact Online

Verbind je Exact Online account met Stockpilot via OAuth2. One-click authenticatie — geen credentials opgeslagen, volledig veilig.

Stap 2: Configureer klantmapping

Bepaal welk Exact klantaccount orders moet ontvangen van elk verkoopkanaal. Maak marktplaats-specifieke klanten aan in Exact indien nodig.

Stap 3: Schakel features in per kanaal

Kies welke kanalen orders doorsturen naar Exact. Kies welke kanalen voorraadsynchronisatie ontvangen van Exact. Configureer fulfillment-afhandeling voor jouw workflow.

Stap 4: Test met live orders

Begin met één kanaal. Verifieer dat orders correct doorstromen. Check voorraadsynchronisatie timing. Bevestig dat trackingnummers correct doorkomen.

Stap 5: Uitbreiden naar alle kanalen

Zodra bevestigd werkend, schakel in over alle verkoopkanalen. Monitor voor eventuele edge cases en pas configuratie aan waar nodig.

Doorlopende operatie

Eenmaal geconfigureerd draait de integratie automatisch. Orders stromen zonder interventie. Voorraad blijft gesynchroniseerd. Trackingnummers verspreiden zich vanzelf.

Stockpilot biedt logging voor alle integratie-activiteit — je kunt zien wat is gesynchroniseerd, wanneer, en eventuele issues snel troubleshooten.

Het einde van de ERP-e-commerce kloof

Te lang zijn groothandelsbedrijven gedwongen te kiezen tussen operationele excellentie en e-commerce groei. Een strakke ERP-operatie draaien betekende wegblijven van marktplaatsen. Verkopen op marktplaatsen betekende chaos accepteren in je backoffice.

Die afweging is voorbij.

Met Stockpilot's Exact Online Handel integratie stromen je orders automatisch van marktplaats naar ERP. Je voorraad blijft realtime gesynchroniseerd. Je fulfillment-tracking bereikt klanten zonder handmatige stappen.

Je houdt Exact Online Handel als je financiële bron van waarheid. Je voegt Amazon, bol.com en elk ander kanaal toe dat je wilt. En beide systemen werken samen in plaats van tegen elkaar.

Je ERP hoeft je e-commerce groei niet meer tegen te houden.