Privacybeleid voor Stockpilot
Privacybeleid
Stockpilot hecht waarde aan de privacy van zijn gebruikers. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke grondslag, hoe lang wij ze bewaren en met wie wij ze delen.
Stockpilot is een handelsnaam van Jiyu Ninja B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83679723 en btw-nummer NL862955919B01, Vredenburg 40, 3511 BD Utrecht. Contact: info@stockpilot.com.
Stockpilot is een handelsnaam van Jiyu Ninja B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83679723 en btw-nummer NL862955919B01, Vredenburg 40, 3511 BD Utrecht. Contact: info@stockpilot.com.
1. Twee rollen
Wij treden op in twee verschillende rollen.
Als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die betrekking hebben op jou als klant en op de gebruikers van je account. Daarop zijn de artikelen 2 tot en met 9 van toepassing.
Als verwerker voor persoonsgegevens van jouw klanten die via Stockpilot uit je webshop- en marketplacekanalen binnenkomen. Daarvoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke. Daarop zijn de artikelen 10 en 11 van toepassing, samen met onze verwerkersovereenkomst.
Als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die betrekking hebben op jou als klant en op de gebruikers van je account. Daarop zijn de artikelen 2 tot en met 9 van toepassing.
Als verwerker voor persoonsgegevens van jouw klanten die via Stockpilot uit je webshop- en marketplacekanalen binnenkomen. Daarvoor ben jij verwerkingsverantwoordelijke. Daarop zijn de artikelen 10 en 11 van toepassing, samen met onze verwerkersovereenkomst.
2. Gegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken
Account- en contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, KvK- en btw-nummer, klantnummer.
Facturatiegegevens: facturen, betaalhistorie en betaalgegevens die door onze betaalprovider worden verwerkt. Wij bewaren zelf geen volledige kaartnummers.
Supportgegevens: de correspondentie die je met ons voert, tickets en interne aantekeningen over je account.
Loggegevens: IP-adressen, browserversies en tijdstempels.
Gebruiksgegevens: gebruikte functionaliteiten, bekeken inhoud en uitgevoerde handelingen in de applicatie.
Overige gegevens die je zelf verstrekt.
Facturatiegegevens: facturen, betaalhistorie en betaalgegevens die door onze betaalprovider worden verwerkt. Wij bewaren zelf geen volledige kaartnummers.
Supportgegevens: de correspondentie die je met ons voert, tickets en interne aantekeningen over je account.
Loggegevens: IP-adressen, browserversies en tijdstempels.
Gebruiksgegevens: gebruikte functionaliteiten, bekeken inhoud en uitgevoerde handelingen in de applicatie.
Overige gegevens die je zelf verstrekt.
3. Waarom wij ze verwerken, en op welke grondslag
Leveren en onderhouden van de dienst: uitvoering van de overeenkomst.
Accountbeheer en servicecommunicatie: uitvoering van de overeenkomst.
Facturatie en incasso: uitvoering van de overeenkomst, en wettelijke verplichting voor bewaring.
Klantondersteuning: uitvoering van de overeenkomst.
Beveiliging, fraudepreventie en storingsanalyse: gerechtvaardigd belang.
Analyse van gebruik om de dienst te verbeteren: gerechtvaardigd belang.
Nieuwsbrieven en promotionele content: toestemming, op elk moment in te trekken.
Accountbeheer en servicecommunicatie: uitvoering van de overeenkomst.
Facturatie en incasso: uitvoering van de overeenkomst, en wettelijke verplichting voor bewaring.
Klantondersteuning: uitvoering van de overeenkomst.
Beveiliging, fraudepreventie en storingsanalyse: gerechtvaardigd belang.
Analyse van gebruik om de dienst te verbeteren: gerechtvaardigd belang.
Nieuwsbrieven en promotionele content: toestemming, op elk moment in te trekken.
4. Hoe lang wij ze bewaren
Account- en contactgegevens: gedurende het abonnement, daarna 14 dagen voor export, daarna verwijderd.
Facturen en financiële administratie: 7 jaar, wettelijke fiscale bewaarplicht.
Supportcorrespondentie en tickets: 24 maanden na het laatste contact.
Loggegevens: 12 maanden.
Gebruiksgegevens: 24 maanden.
Marketingtoestemming en afmeldingen: tot intrekking, afmeldingen blijven vastgelegd.
Loopt er een geschil of rechtsvordering, dan kunnen wij relevante gegevens bewaren zolang dat voor de afhandeling nodig is.
Facturen en financiële administratie: 7 jaar, wettelijke fiscale bewaarplicht.
Supportcorrespondentie en tickets: 24 maanden na het laatste contact.
Loggegevens: 12 maanden.
Gebruiksgegevens: 24 maanden.
Marketingtoestemming en afmeldingen: tot intrekking, afmeldingen blijven vastgelegd.
Loopt er een geschil of rechtsvordering, dan kunnen wij relevante gegevens bewaren zolang dat voor de afhandeling nodig is.
5. Met wie wij ze delen
Wij maken gebruik van de volgende categorieën verwerkers: hosting en opslag, betaalverwerking, supportsoftware, e-mailverzending, analyse en foutmonitoring. Het actuele overzicht van subverwerkers is gepubliceerd op stockpilot.com/subprocessors.
Wij delen gegevens met de marketplaces, webshops, vervoerders en andere platforms die je zelf koppelt, voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.
Wij verstrekken gegevens wanneer de wet dat vereist of wanneer dat nodig is om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
Wij delen gegevens met de marketplaces, webshops, vervoerders en andere platforms die je zelf koppelt, voor zover dat nodig is om de dienst te leveren.
Wij verstrekken gegevens wanneer de wet dat vereist of wanneer dat nodig is om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.
6. Doorgifte buiten de EER
Een deel van onze verwerkers is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval vindt doorgifte plaats op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig doorgiftemechanisme. Het subverwerkersoverzicht vermeldt per verwerker waar de verwerking plaatsvindt.
7. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens transport en in rust, toegangsbeheer op need-to-know-basis, logging en regelmatige back-ups. Geen enkel systeem is volledig veilig en absolute beveiliging kunnen wij niet garanderen.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico oplevert voor de betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen wanneer de wet dat voorschrijft.
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die waarschijnlijk een risico oplevert voor de betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen wanneer de wet dat voorschrijft.
8. Je rechten
Je hebt recht op inzage in je gegevens, op correctie of verwijdering, op beperking van de verwerking, op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, en op dataportabiliteit. Berust een verwerking op toestemming, dan kun je die op elk moment intrekken.
Verzoeken kun je sturen naar info@stockpilot.com. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste maand weten.
Ben je niet tevreden over de afhandeling van je verzoek, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verzoeken kun je sturen naar info@stockpilot.com. Wij reageren binnen één maand. Bij een complex verzoek kunnen wij die termijn met twee maanden verlengen en laten wij je dat binnen de eerste maand weten.
Ben je niet tevreden over de afhandeling van je verzoek, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Cookies
Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Details staan in ons cookiebeleid.
10. Marketplace- en kanaaldata, onze rol als verwerker
Wanneer je een verkoopkanaal koppelt aan Stockpilot, halen wij namens jou orderdata op uit dat kanaal. Die data bevat persoonsgegevens van jouw klanten, zoals naam, afleveradres, e-mailadres en telefoonnummer. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke, wij zijn verwerker.
Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en op jouw gedocumenteerde instructies, wat inhoudt: het ontvangen, verwerken, afhandelen, verzenden en retourneren van orders en het synchroon houden van je voorraad over je kanalen. Wij gebruiken ze niet voor andere doeleinden, wij bouwen er geen profielen mee op over klanten heen, en wij verkopen ze niet.
Onze verwerkersovereenkomst regelt deze verwerking, waaronder beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, medewerking aan verzoeken van betrokkenen, meldingen van incidenten, en teruggave of verwijdering van de gegevens na afloop van de dienstverlening. Je accepteert die overeenkomst bij het aanmaken van een account en hij is beschikbaar op stockpilot.com/dpa.
Na afloop van de dienstverlening kun je kiezen tussen teruggave en verwijdering van deze gegevens, zoals geregeld in de verwerkersovereenkomst.
Wij verwerken deze gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en op jouw gedocumenteerde instructies, wat inhoudt: het ontvangen, verwerken, afhandelen, verzenden en retourneren van orders en het synchroon houden van je voorraad over je kanalen. Wij gebruiken ze niet voor andere doeleinden, wij bouwen er geen profielen mee op over klanten heen, en wij verkopen ze niet.
Onze verwerkersovereenkomst regelt deze verwerking, waaronder beveiligingsmaatregelen, subverwerkers, medewerking aan verzoeken van betrokkenen, meldingen van incidenten, en teruggave of verwijdering van de gegevens na afloop van de dienstverlening. Je accepteert die overeenkomst bij het aanmaken van een account en hij is beschikbaar op stockpilot.com/dpa.
Na afloop van de dienstverlening kun je kiezen tussen teruggave en verwijdering van deze gegevens, zoals geregeld in de verwerkersovereenkomst.
11. Eisen van marketplaces, waaronder het Amazon Data Protection Policy
Marketplaces stellen eigen bindende eisen aan de omgang met persoonsgegevens die van hun platform afkomstig zijn. Zijn die eisen strenger dan dit beleid of de verwerkersovereenkomst, dan gaan de eisen van de marketplace voor en passen wij die toe.
Voor persoonsgegevens afkomstig van Amazon voldoen wij aan het Amazon Data Protection Policy en de Amazon Acceptable Use Policy. Dat houdt in het bijzonder in:
Doelbinding. Amazon-persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt om via Amazon geplaatste orders af te handelen en om de dienst aan jou als verkoper te leveren. Ze worden niet gebruikt voor marketing, niet verrijkt met gegevens uit andere bronnen, niet doorverkocht en niet gedeeld met andere partijen dan die welke nodig zijn om de order af te handelen.
Bewaring en verwijdering. Amazon-persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan 30 dagen na levering van de order en worden daarna definitief verwijderd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. Is bewaring wettelijk verplicht, dan worden de gegevens versleuteld gearchiveerd, is de toegang beperkt tot het personeel dat die voor dat wettelijke doel nodig heeft, en worden ze verwijderd zodra de wettelijke bewaartermijn verstrijkt.
Versleuteling. Amazon-persoonsgegevens worden tijdens transport versleuteld met TLS 1.2 of hoger en in rust met AES-256 of een gelijkwaardige standaard. Inloggegevens en tokens worden versleuteld opgeslagen en nooit in leesbare vorm gelogd.
Toegangsbeheer. Toegang volgt het principe van minimale rechten. Alleen personeel dat toegang nodig heeft om de dienst te leveren krijgt die, toegang wordt individueel toegekend, gelogd en periodiek beoordeeld, en ingetrokken zodra die niet meer nodig is.
Incidentafhandeling. Wij hanteren een incident response plan. Bij een beveiligingsincident waarbij Amazon-persoonsgegevens betrokken zijn onderzoeken, beperken en verhelpen wij het incident, en melden wij dit binnen 24 uur nadat wij ervan op de hoogte raken bij Amazon, naast onze verplichtingen jegens jou en jegens de Autoriteit Persoonsgegevens.
Subverwerkers. Elke subverwerker die Amazon-persoonsgegevens verwerkt is schriftelijk aan gelijkwaardige verplichtingen gebonden.
Vergelijkbare verplichtingen van bol, eBay, Kaufland en andere gekoppelde kanalen gelden op dezelfde wijze voor gegevens die van die kanalen afkomstig zijn.
Voor persoonsgegevens afkomstig van Amazon voldoen wij aan het Amazon Data Protection Policy en de Amazon Acceptable Use Policy. Dat houdt in het bijzonder in:
Doelbinding. Amazon-persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt om via Amazon geplaatste orders af te handelen en om de dienst aan jou als verkoper te leveren. Ze worden niet gebruikt voor marketing, niet verrijkt met gegevens uit andere bronnen, niet doorverkocht en niet gedeeld met andere partijen dan die welke nodig zijn om de order af te handelen.
Bewaring en verwijdering. Amazon-persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan 30 dagen na levering van de order en worden daarna definitief verwijderd, tenzij bewaring wettelijk verplicht is. Is bewaring wettelijk verplicht, dan worden de gegevens versleuteld gearchiveerd, is de toegang beperkt tot het personeel dat die voor dat wettelijke doel nodig heeft, en worden ze verwijderd zodra de wettelijke bewaartermijn verstrijkt.
Versleuteling. Amazon-persoonsgegevens worden tijdens transport versleuteld met TLS 1.2 of hoger en in rust met AES-256 of een gelijkwaardige standaard. Inloggegevens en tokens worden versleuteld opgeslagen en nooit in leesbare vorm gelogd.
Toegangsbeheer. Toegang volgt het principe van minimale rechten. Alleen personeel dat toegang nodig heeft om de dienst te leveren krijgt die, toegang wordt individueel toegekend, gelogd en periodiek beoordeeld, en ingetrokken zodra die niet meer nodig is.
Incidentafhandeling. Wij hanteren een incident response plan. Bij een beveiligingsincident waarbij Amazon-persoonsgegevens betrokken zijn onderzoeken, beperken en verhelpen wij het incident, en melden wij dit binnen 24 uur nadat wij ervan op de hoogte raken bij Amazon, naast onze verplichtingen jegens jou en jegens de Autoriteit Persoonsgegevens.
Subverwerkers. Elke subverwerker die Amazon-persoonsgegevens verwerkt is schriftelijk aan gelijkwaardige verplichtingen gebonden.
Vergelijkbare verplichtingen van bol, eBay, Kaufland en andere gekoppelde kanalen gelden op dezelfde wijze voor gegevens die van die kanalen afkomstig zijn.
12. Geautomatiseerde verwerking
Onze demand forecasting analyseert je eigen order- en voorraadhistorie om toekomstige vraag te voorspellen. Die analyse draait op je eigen accountdata en wordt niet gebruikt om besluiten over individuele personen te nemen. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor personen.
13. Wijziging van dit beleid
Wij kunnen dit beleid aanpassen om operationele, juridische of regelgevende redenen. Wezenlijke wijzigingen kondigen wij aan op onze website of per e-mail.
Laatst bijgewerkt: 16-09-2026
