Consignatievoorraad beheren: vendor managed inventory

Vendor managed inventory (VMI), ook bekend als consignatievoorraad, is voorraad die eigendom is van een leverancier maar opgeslagen of gefulfild wordt vanaf een andere locatie. De retailer betaalt pas voor producten wanneer ze verkocht zijn. Onverkochte goederen kunnen terug naar de leverancier.

Het is een aantrekkelijk model voor retailers: minder kapitaal vast in voorraad, minder risico op dode stock. Maar voor leveranciers vereist het zorgvuldige tracking en duidelijke afspraken. Hier is hoe je het werkend krijgt.

Het risico ligt bij de leverancier

Laten we helder zijn over wie het risico draagt bij consignatie.

Als retailer is consignatie laag-risico. Je betaalt pas als je verkoopt. Als het product niet loopt, stuur je het terug.

Als leverancier draag jij al het risico. Je hebt de goederen geproduceerd of ingekocht, verscheept naar een andere locatie, en nu wacht je af of ze verkopen. Als dat niet gebeurt, zit je met geretourneerde voorraad en de kosten die je al gemaakt hebt.

Deze asymmetrie betekent dat consignatie alleen zinvol is voor leveranciers wanneer de retailer echte waarde brengt: goede schapruimte, training van personeel op jouw producten, marketingondersteuning, of toegang tot klanten die je anders niet zou bereiken. Alleen "producten in een schap" is het risico vaak niet waard.

Het juridische essentieel: stuur geen factuur

Dit is een fout die leveranciers duur komt te staan: een factuur meesturen met consignatiegoederen.

In de meeste landen draagt een factuur juridisch het eigendom over. Zodra je factureert, zijn die goederen eigendom van de koper—zelfs als ze niet betaald hebben, zelfs als je het "consignatie" noemde. Als de retailer failliet gaat, is die voorraad onderdeel van hun activa, niet van jou.

Stuur in plaats daarvan een pro-forma factuur of een pakbon / verkooporder. Deze documenten zijn niet-bindend. Ze beschrijven wat je gestuurd hebt zonder eigendom over te dragen. De echte factuur gaat pas uit wanneer goederen verkocht zijn.

Dit onderscheid is belangrijk. Regel het goed vanaf het begin.

De tracking-uitdaging

Het moeilijke van consignatie is niet het concept—het is de zichtbaarheid.

Je voorraad staat in iemand anders' magazijn of op hun winkelvloer. Wanneer zij een unit verkopen, moet jij het weten. Wanneer voorraad laag wordt, moet je bijvullen. Wanneer de consignatieperiode eindigt, moet je weten wat er over is.

Zonder systeem wordt dit een chaos van spreadsheets, telefoontjes en giswerk. Je vraagt constant "hoeveel hebben jullie nog?" en hoopt dat het antwoord klopt.

Hoe je consignatie afhandelt in Stockpilot

Stockpilot handelt consignatie af via flexibele warehouse-setup en order routing.

Track consignatie als apart magazijn. Maak een warehouse aan in Stockpilot voor elke consignatielocatie—de winkel van je retailer, hun magazijn, waar de voorraad ook zit. Gebruik Zapier of de API om voorraadniveaus te syncen vanuit hun systeem naar dat van jou, voor zichtbaarheid zonder handmatige updates.

Neem consignatie mee in beschikbare voorraad. Je kunt consignatie-magazijnaantallen optellen bij je aangeboden voorraad voor verkoopkanalen. Dit betekent dat je vanuit consignatievoorraad kunt verkopen op je webshop of marketplaces, met fulfillment correct gerouteerd.

Route orders naar de juiste locatie. Wanneer een order gefulfild moet worden vanuit consignatievoorraad, gebruik conditional order splitting of handmatige routing. Forward de order naar je retailer of hun WMS via email (met pakbon en verzendlabel indien nodig) of via API naar hun systeem.

Dit geeft je één overzicht van al je voorraad—eigen en consignatie—terwijl fulfillment flexibel blijft op basis van waar voorraad daadwerkelijk ligt.

Consignatie werkend maken voor beide kanten

Consignatie gaat niet alleen over risico verschuiven. De beste regelingen creëren waarde voor iedereen.

Als leverancier, onderhandel voor meer dan alleen schapruimte. Vraag om producttraining, prominente plaatsing, point-of-sale materialen, online features, of regelmatige verkooprapportages. Als de retailer niet wil committen aan het toevoegen van waarde, is consignatie je risico waarschijnlijk niet waard.

Als retailer, erken dat leveranciers die consignatierisico nemen ondersteuning verdienen. Help ze door de voorraad te verkopen—het is ook in jouw belang.

En voor beide kanten: spreek vooraf af hoe vaak gerapporteerd wordt, wanneer bijgevuld wordt, hoe lang de consignatieperiode duurt, en wat er met onverkochte voorraad gebeurt. Duidelijke verwachtingen voorkomen conflicten.