Synchroniseer elk magazijn met je verkoopkanalen — zonder API-ontwikkeling

Elke ochtend hetzelfde ritueel. Download het voorraadrapport van je 3PL. Open Stockpilot. Upload de CSV. Hoop dat er niets is veranderd in de 20 minuten tussen export en import.

Dan bestelt een klant een product dat je 3PL gisteren eigenlijk al had verzonden. De CSV was al verouderd toen je hem uploadde.

Dit is de realiteit voor verkopers die werken met externe magazijnen, fulfillment partners of dropship leveranciers. Je voorraad leeft in hun systeem. Je verkoopkanalen leven in die van jou. De kloof daartussen is waar overselling gebeurt.

De meeste oplossingen voor dit probleem vereisen dure API-ontwikkelingsprojecten die maanden duren. Of ze eisen dat je alles verplaatst naar één gesloten ecosysteem.

Stockpilot's Warehouse Feed Management kiest een andere aanpak: eenvoudige CSV-feeds die elk systeem verbinden, automatisch, zonder één regel code te schrijven.

De voorraadsynchronisatie-kloof

Wanneer je werkt met externe partners — een 3PL die fulfillment doet, een leverancier die dropship voorraad levert, of een apart WMS in je eigen magazijn — heb je te maken met systemen die niet vanzelf met elkaar praten.

Je 3PL weet precies hoeveel eenheden er op hun planken staan. Maar dat aantal stroomt niet automatisch door naar Amazon, bol.com of je webshop. Er zit een kloof.

Wat er in die kloof gebeurt:

Je 3PL ontvangt een zending en boekt 500 eenheden in. Je verkoopkanalen tonen nog steeds de oude hoeveelheid. Je undersellt — je laat geld liggen omdat klanten "lage voorraad" waarschuwingen zien of "niet op voorraad" terwijl de voorraad er wel degelijk is.

Of erger: je 3PL verstuurt de laatste 10 eenheden naar een B2B-klant. Je verkoopkanalen tonen nog steeds 10 beschikbaar. Je verkoopt ze allemaal opnieuw. Nu ben je aan het oversellen — bestellingen annuleren, je marktplaats-ranking beschadigen en klanten frustreren.

De kloof is niet alleen een ongemak. Het kost je direct omzet en reputatie.

Waarom traditionele oplossingen falen

Handmatige CSV-uploads

De meest voorkomende aanpak: iemand downloadt voorraad uit Systeem A en uploadt het naar Systeem B. Dagelijks. Soms meerdere keren per dag.

Dit werkt totdat het niet meer werkt. De verantwoordelijke persoon is ziek. De upload gebeurt om 9 uur maar er komt een grote bestelling binnen om 8:45. Het CSV-formaat verandert iets en de import faalt ongemerkt.

Handmatige processen schalen niet. En ze zijn alleen zo betrouwbaar als de mens die ze uitvoert.

Maatwerk API-integratie

De "nette" oplossing: huur een developer in om een directe verbinding tussen systemen te bouwen.

Alleen duren API-projecten routinematig 3-6 maanden. Ze kosten duizenden euro's. Ze vereisen onderhoud wanneer een van beide systemen updatet. En als je van 3PL wisselt of een nieuwe leverancier toevoegt, begin je opnieuw.

Voor de meeste e-commerce bedrijven is dit overkill. Je hebt betrouwbaarheid nodig, geen complexiteit.

Alles-in-één platformen

Sommige systemen beloven alles te regelen — maar alleen als je je hele operatie naar hun platform verhuist. Je 3PL moet hun WMS gebruiken. Je leveranciers moeten hun portaal adopteren.

De realiteit: je partners hebben hun eigen systemen en gaan niet wisselen voor jouw gemak.

Warehouse Feed Management: de eenvoudige middenweg

Stockpilot's Warehouse Feed Management werkt met wat je al hebt. Als je externe systeem een CSV-bestand kan exporteren — en vrijwel allemaal kunnen dat — kun je het automatisch verbinden met Stockpilot.

Het systeem werkt in twee richtingen:

Feed IN haalt voorraadgegevens uit externe systemen naar Stockpilot. De voorraadniveaus van je 3PL, de beschikbare hoeveelheden van je leverancier, de gereedgemelde producten van je productiesysteem — alles stroomt automatisch naar Stockpilot.

Feed OUT pusht Stockpilot voorraadgegevens naar externe systemen. Deel realtime voorraadniveaus met partners, lever feeds aan EDI-systemen, of geef je 3PL inzicht in wat je verkoopt.

Geen API-ontwikkeling. Geen complexe integratieprojecten. Gewoon CSV-bestanden en URLs.

Feed IN: externe voorraad importeren

Feed IN lost het meest voorkomende sync-probleem op: nauwkeurige voorraadtellingen krijgen vanuit externe magazijnen in Stockpilot, zodat je verkoopkanalen de werkelijkheid weerspiegelen.

Hoe het werkt

Je externe systeem exporteert voorraad naar een CSV-bestand of Google Sheet op een URL. Stockpilot haalt dit bestand periodiek op, matcht producten op SKU of barcode, en werkt hoeveelheden bij in het corresponderende Stockpilot-magazijn.

Dat is alles. Geen handmatige downloads. Geen uploads. Geen mens in de loop die kan vergeten of fouten kan maken.

Een Feed IN instellen

Stap 1: Verkrijg de feed URL van je externe systeem

De meeste WMS- en 3PL-systemen kunnen voorraad exporteren naar een gehost CSV-bestand. Sommige publiceren naar FTP, anderen naar cloudopslag met een publieke URL. Google Sheets werkt ook — publiceer gewoon het werkblad naar web en gebruik die URL.

Stap 2: Configureer de feed in Stockpilot

Vertel Stockpilot waar het bestand te vinden is, welke kolommen de productidentifier (SKU of barcode) en hoeveelheid bevatten, en welk Stockpilot-magazijn de updates moet ontvangen.

Stap 3: Stockpilot regelt de rest

Het systeem haalt de feed op volgens een schema, valideert de gegevens, matcht producten aan je voorraad en werkt hoeveelheden bij. Als iets niet matcht, krijg je duidelijke foutrapportage zodat je het kunt oplossen.

Producten matchen tussen systemen

Je 3PL gebruikt misschien andere productcodes dan jij. Feed IN handelt dit af via flexibele matching:

Match op SKU: Als je externe systeem dezelfde SKU's gebruikt als Stockpilot, is matching automatisch.

Match op barcode: Als SKU's verschillen maar barcodes (EAN/UPC) consistent zijn, match dan daarop.

Gecombineerde matching: Gebruik beide — het systeem probeert eerst SKU, valt terug op barcode als er geen match is.

Deze flexibiliteit betekent dat je geen perfecte identifier-uitlijning nodig hebt om te beginnen. Verbind nu, ruim identifiers later op.

Feed OUT: voorraad delen met externe systemen

Feed OUT werkt in de tegenovergestelde richting: je Stockpilot-voorraad beschikbaar maken voor externe systemen.

Toepassingen voor Feed OUT

3PL ontvangst: Geef je fulfillment partner zicht op inkomende voorraad zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

EDI-vereisten: Enterprise klanten eisen vaak voorraadfeeds in specifieke formaten. Feed OUT genereert de CSV die zij kunnen consumeren.

Leverancierscoördinatie: Deel verkoopsnelheid met leveranciers zodat zij kunnen anticiperen op je nabestellingen.

Maatwerk integraties: Voed elk systeem dat een CSV via URL kan consumeren — rapportagetools, BI-platformen, planningssystemen.

Hoe het werkt

Stockpilot genereert een CSV-bestand met je voorraadgegevens. Dit bestand leeft op een beveiligde URL die externe systemen kunnen ophalen wanneer ze actuele gegevens nodig hebben.

Je bepaalt welke velden in de export verschijnen:

• Artikelnaam
• SKU
• Barcode
• Inkoopprijs
• Huidige hoeveelheid
• Inkomende hoeveelheid (van openstaande inkooporders)

Elke keer dat de URL wordt opgevraagd, retourneert deze actuele gegevens — geen verouderde snapshot.

Praktijkscenario's

Scenario 1: 3PL fulfillment integratie

De situatie: Je verkoopt op Amazon, bol.com en je Shopify-winkel. Een 3PL regelt alle fulfillment vanuit hun magazijn.

Het probleem: Hun WMS kent de huidige voorraad. Je verkoopkanalen niet. Je bent ofwel aan het oversellen of toont valse "niet op voorraad" meldingen.

De oplossing:

• Feed IN: 3PL exporteert elk uur hun voorraad naar een CSV. Stockpilot importeert automatisch. Je verkoopkanalen tonen altijd accurate voorraad.
• Feed OUT: Stockpilot exporteert productgegevens. 3PL importeert het in hun WMS zodat ze je producten correct kunnen ontvangen en identificeren.

Scenario 2: Dropship leveranciersnetwerk

De situatie: Je verkoopt producten van drie verschillende leveranciers die direct naar klanten verzenden. Je raakt de voorraad nooit aan.

Het probleem: De beschikbare voorraad van elke leverancier verandert constant. Je hebt geen zicht totdat een klant iets bestelt dat eigenlijk niet op voorraad is.

De oplossing:

• Feed IN: Elke leverancier publiceert hun beschikbare voorraad naar een CSV. Stockpilot haalt alle drie de feeds op en creëert een uniform beeld van verkoopbare voorraad.
• Je verkoopkanalen weerspiegelen echte beschikbaarheid over alle leveranciers. Geen overselling meer van producten die leveranciers niet kunnen leveren.

Scenario 3: Multi-magazijn operatie

De situatie: Je hebt producten in je eigen magazijn plus een secundaire locatie beheerd door een partner met hun eigen WMS.

Het probleem: Stockpilot kent jouw magazijn. Het WMS van de partner kent het hunne. Geen van beide systemen heeft het complete beeld.

De oplossing:

• Feed IN: Het WMS van de partner exporteert hun voorraad naar een CSV. Stockpilot importeert het als een aparte magazijnlocatie.
• Stockpilot toont nu totale voorraad over beide locaties. Je verkoopkanalen zien gecombineerde beschikbaarheid.

Scenario 4: Productie-integratie

De situatie: Je produceert producten. Je productiesysteem volgt gereed product. Stockpilot beheert verkoop en fulfillment.

Het probleem: Wanneer productie een batch afrondt, moet iemand handmatig Stockpilot bijwerken. Vertragingen betekenen underselling of voorraadverwarring.

De oplossing:

• Feed IN: Productiesysteem exporteert gereed productvoorraad. Stockpilot importeert hoeveelheden automatisch.
• Producten worden direct beschikbaar voor verkoop na productie — geen handmatige stappen.

Waarom CSV complexe API's verslaat

Engineers huiveren misschien, maar CSV is de universele taal van bedrijfssystemen. Elk WMS, ERP, productiesysteem en spreadsheet kan CSV exporteren. Velen doen dat al tientallen jaren.

Voordelen van CSV-gebaseerde integratie:

Setup in minuten, niet maanden: Geen ontwikkelingsproject. Geen wachten op IT-resources. Business users kunnen feeds zelf configureren.

Universele compatibiliteit: Werkt met legacy systemen uit 2005 en moderne cloudplatformen. Als het een CSV kan maken, kan het verbinden met Stockpilot.

Eenvoudige troubleshooting: CSV is door mensen leesbaar. Als iets fout gaat, kun je het bestand openen en precies zien welke gegevens worden verzonden.

Weinig onderhoud: Geen API-versies om te tracken. Geen breaking changes wanneer systemen updaten. CSV is stabiel.

Geen vendor lock-in: Als je van 3PL wisselt of van systeem verandert, pas je de feed URL aan. Geen integraties vanaf nul herbouwen.

Het doel is geen technische elegantie — het is accurate voorraad over systemen betrouwbaar krijgen. CSV bereikt dat met minimale complexiteit.

Aan de slag met Warehouse Feeds

Vereisten

Voor Feed IN:

• Een extern systeem dat voorraad kan exporteren naar een gehost CSV-bestand of Google Sheet
• De CSV moet een productidentifier (SKU of barcode) en hoeveelheidskolom bevatten
• Het bestand moet toegankelijk zijn via URL

Voor Feed OUT:

• Externe systemen die CSV kunnen ophalen en verwerken via een URL
• Begrip van welke datavelden die systemen nodig hebben

Implementatiestappen

1. Inventariseer je externe systemen

Welke systemen hebben voorraadgegevens die je in Stockpilot nodig hebt? Kunnen ze exporteren naar CSV? Hoe vaak updaten de gegevens?

2. Controleer identifier-uitlijning

Gebruiken je externe systemen dezelfde SKU's of barcodes als Stockpilot? Zo niet, op welke identifier kun je matchen? Dit bepaalt je matching-strategie.

3. Configureer feeds in Stockpilot

Stel Feed IN-verbindingen in voor elke externe voorraadbron. Configureer Feed OUT als externe systemen je voorraadgegevens nodig hebben.

4. Test met een subset

Begin met een paar producten om te verifiëren dat matching correct werkt. Controleer of hoeveelheden bijwerken zoals verwacht.

5. Uitbreiden naar volledige catalogus

Zodra bevestigd werkend, pas toe op alle producten. Monitor op matchingfouten en los eventuele productidentifier-issues op.

Monitoring en onderhoud

Stockpilot logt alle feedverwerkingsactiviteit. Je kunt zien:

• Wanneer feeds voor het laatst zijn opgehaald
• Hoeveel producten zijn gematcht
• Welke producten niet zijn gematcht en waarom
• Eventuele fouten tijdens verwerking

Regelmatige review van ongematche producten helpt je identificeren welke identifier-opruiming nodig is — ontbrekende barcodes, SKU-mismatches, of nieuwe producten die nog niet in Stockpilot staan.

Het einde van handmatige voorraad-uploads

Elke minuut die je besteedt aan handmatig voorraad overzetten tussen systemen is een minuut die je niet besteedt aan groei. Erger nog, handmatige processen garanderen fouten — het is alleen een kwestie van wanneer, niet of.

Warehouse Feed Management transformeert Stockpilot van een voorraadbeheer-tool naar een centraal knooppunt dat je hele operatie verbindt. Je 3PL, je leveranciers, je secundaire magazijnen, je productiesystemen — allemaal automatisch gegevens toevoerend naar één plek.

Je verkoopkanalen tonen accurate voorraad. Je klanten krijgen wat ze bestellen. Je marktplaats-rankings blijven beschermd.

Geen API-projecten. Geen developer-afhankelijkheid. Geen verouderde CSV's meer op iemands bureaublad.

Gewoon accurate voorraad, overal, automatisch.