Voorraadtellingen: waarom fysieke inventariscontroles je bedrijf gezond houden

Je systeem zegt dat je 100 stuks hebt. Je gaat naar de plank en telt 97. Waar zijn 3 stuks gebleven?

Schade, diefstal, pickfouten, verkeerd getelde leveringen—kleine discrepanties tellen op. Zonder regelmatige voorraadtellingen drijven je voorraadcijfers steeds verder van de realiteit tot je producten oversellt die je eigenlijk niet hebt.

Wat is een voorraadtelling?

Een voorraadtelling (ook wel stocktake, fysieke inventaris, of inventory count) is wanneer je fysiek telt wat er in je magazijn is en het vergelijkt met wat je systeem zegt.

Het doel: discrepanties vinden, de oorzaak onderzoeken, en je voorraad aanpassen naar de realiteit.

Volledige tellingen vs cycle counts

Volledige voorraadtelling: Tel alles in één keer. Meestal jaarlijks of per kwartaal. Betekent vaak een dag operaties sluiten.

Cycle counting: Tel regelmatig een deel van de voorraad—misschien 20% per week. Tegen het einde van de maand heb je alles geteld zonder stil te leggen. Minder verstorend, vangt problemen sneller.

De meeste bedrijven profiteren van cycle counting. Fouten worden eerder gevangen, en je hoeft nooit te stoppen met verkopen voor een volledige teldag.

Hoe voer je een effectieve voorraadtelling uit

1. Maak een teltaak aan. Selecteer welke producten of locaties te tellen. Genereer een lijst voor je team.

2. Tel zonder bias. Sommige systemen verbergen verwachte aantallen zodat tellers niet beïnvloed worden. Ze noteren alleen wat ze zien.

3. Voer tellingen in. Medewerkers lopen door, tellen items, voeren aantallen in—idealiter via mobiele app met barcode scanning.

4. Review discrepanties. Systeem toont verwacht vs werkelijk. Focus op de verschillen.

5. Onderzoek en pas aan. Zoek uit waarom. Schade? Diefstal? Data-invoerfout? Keur dan de aanpassing goed.

Hoe Stockpilot dit afhandelt

Stockpilot's voorraadtelling feature laat je teltaken aanmaken, toewijzen aan je team, en tellingen verzamelen via mobiele app. Het systeem markeert discrepanties zodat je aanpassingen in batch kunt reviewen en goedkeuren.

Elke aanpassing registreert een reden, en je kunt de volledige mutatiehistorie zien in rapporten—zodat je een audit trail hebt van wat er veranderde en waarom.

Waarom dit belangrijk is

Zonder regelmatige tellingen:

• Voorraad drijft weg van realiteit
• Je verkoopt producten die je niet hebt
• Krimp blijft onopgemerkt
• Boekhouding matcht niet met fysieke voorraad

Met regelmatige tellingen:

• Je vangt problemen vroeg
• Oversells nemen af
• Diefstal en schade worden zichtbaar
• Je cijfers blijven betrouwbaar

Voorraadtellingen zijn niet spannend. Maar ze zijn het verschil tussen voorraad die je kunt vertrouwen en voorraad die slechts een gok is.